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4 melhores práticas para reduzir a burocracia na locação de imóveis

Como em qualquer outro negócio jurídico, a locação de um imóvel é um processo que envolve uma certa burocracia. O respeito à legislação pertinente a essa relação e à elaboração do contrato — com diferentes cláusulas, multas contratuais e obrigações —, por vezes, acaba causando obstáculos ao fechamento do negócio com o futuro locatário.

A verdade é que essa burocracia, embora necessária para garantir a segurança da relação para ambas as partes, pode ser reduzida, tornando a negociação muito mais simples e ágil. E é sobre isso que falaremos no post de hoje.

Confira a seguir as quatro melhores práticas que o ajudarão a reduzir a burocracia na locação de imóveis, mas sem perder a confiabilidade e regularidade da relação!

1. Utilize a tecnologia nos processos

A chave para a desburocratização dos contratos de aluguel da sua imobiliária certamente está no uso da tecnologia. As otimizações trazidas por soluções informatizadas tornam a comunicação com o cliente mais ágil e proativa, além de melhorar a fluidez dos processos.

Sabemos que o trâmite de uma locação é um tanto lento, assim como também sabemos que quanto maior for essa lentidão, menores as chances de o contrato ser fechado. Por isso, é essencial contar com tecnologias que agilizem certos processos.

Por exemplo, você pode utilizar serviços e ferramentas de preenchimento de modelos personalizados de contrato, tudo de forma automática e rápida. Isso encurta o tempo de elaboração de propostas, pois já se tem um banco de modelos para contratos com características semelhantes. Basta apenas a personalização dos dados do cliente.

Na parte técnica, a sua imobiliária deve contar com tecnologias capazes de facilitar o acesso às informações por parte do locatário. Para isso, contar com uma página responsiva e atualizada é essencial para que o cliente conheça e crie interesse sobre um imóvel.

2. Faça uma gestão de riscos mais flexível

Sem dúvida alguma, o fator que mais burocratiza a locação de um imóvel é a presença dos riscos de crédito dessa relação. Aqui, não podemos orientar você a simplesmente deixar de analisar riscos e facilitar o acesso ao contrato, pois isso poderia custar a saúde financeira da sua imobiliária.

A orientação é sempre fazer a gestão do crédito envolvido na locação. No entanto, isso não significa tornar impossível para o locatário o fechamento do contrato, com a solicitação de uma montanha de documentos, comprovações e garantias.

Hoje, ao se avaliar o mercado das imobiliárias, é perceptível a busca por novas alternativas para garantir a segurança do contrato, mas sem comprometer a celeridade e conveniência da relação com o cliente — afinal, solicitar muitos documentos e comprovações pode se tornar um grande incômodo.

Vejamos algumas dessas soluções que podem ser empregadas para reduzir a burocracia da locação:

Análise de crédito

Essa é uma medida conhecida por praticamente todas as pessoas. A análise de crédito pode agilizar bastante o processo de fechamento de um contrato de aluguel, dada a rapidez com que se obtém uma posição acerca da capacidade de pagamento do locatário.

A análise, em regra, se vale de dados do mercado financeiro e comércio, além de informações armazenadas em bancos de dados de empresas especializadas na avaliação de riscos em transações. Utilizar esse tipo de recurso na sua imobiliária reduz os riscos com a inadimplência e permite respostas mais rápidas ao cliente.

Cartão de crédito como garantia de pagamento

Outra medida que vem se tornando comum no mercado imobiliário é a utilização do limite do cartão de crédito como garantia de pagamento. Essa alternativa reduz significativamente a burocracia no fechamento do contrato, pois, em certos casos, dispensa a necessidade dos fiadores.

A partir do limite do cartão de crédito do locatário e do cartão de um garantidor — que pode ser qualquer pessoa, parente ou amigo — é feita a análise das faturas e, então, é dado o aval para a imobiliária para a conclusão da locação. Tudo isso pode ser feito online.

3. Desenvolva uma gestão de contratos eficiente

Não há como ser simples e efetivo na locação se a gestão de contratos não for bem desenvolvida. A verdade é que lidar com uma carteira de clientes mais extensa, diferentes imóveis e prestar serviços distintos pode se tornar um expediente complexo para a imobiliária, caso a gestão não seja bem-feita.

Muitas vezes, a burocracia no processo de locação é causada pela falta de organização da empresa, que não sabe bem o que deve ou não ser solicitado ao cliente. Dessa forma, ela não consegue administrar todos os contratos e acaba tornando os processos mais lentos e suscetíveis a falhas.

Faça diferente. Com auxílio da tecnologia, organize as rotinas da sua empresa, vá em busca de soluções para digitalizar e inovar a atuação do negócio. Adote um sistema que seja capaz de integrar dados e informações de clientes e imóveis e, mais que isso, que tornem o serviço de proposta mais ajustado às necessidades do futuro locador.

Outra dica é ter um CRM para, a partir dele, conhecer, organizar e utilizar as informações mais estratégicas para otimizar o desempenho da sua imobiliária. As queixas e os feedbacks de clientes certamente são indicadores precisos do que pode e deve ser melhorado para desburocratizar os serviços da imobiliária.

4. Especialize-se cada vez mais

Por último, mas de forma alguma menos importante, é preciso se especializar na prestação de serviços imobiliários. Essa dica, apesar de mais abrangente, é de suma importância para que a sua empresa consiga estabelecer um ritmo constante de otimização.

Enquanto proprietário e líder do negócio, é fundamental que você crie uma cultura de aperfeiçoamento constante no ambiente. Para isso, motive e auxilie os corretores e demais colaboradores a desenvolver novas habilidades.

Vá em busca de outras empresas e serviços que podem apoiar o crescimento da imobiliária, por meio da capacitação dos profissionais. Descubra cursos, workshops e faça troca de experiências com especialistas do mercado imobiliário, seja de forma presencial ou online, por exemplo.

Tudo isso melhora a prestação dos serviços, expande os horizontes da imobiliária e a alinha com as novas tendências do mercado. Certamente, com isso, você conseguirá reduzir a burocracia na locação de imóveis e em qualquer serviço que a empresa vier a ofertar ao cliente.

E então, gostou do post? Quer continuar aprendendo mais sobre como aprimorar as operações da sua imobiliária? Confira também nosso artigo “Redução de custos: 5 gastos que sua imobiliária precisa cortar”!

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