9 vantagens ao utilizar um sistema de administração de imóveis para locação!

O cotidiano de uma imobiliária é bastante agitado e o que não faltam são exigências e responsabilidades, em especial sobre os contratos de locação e necessidades dos inquilinos e dos proprietários dos imóveis.

Para dar suporte à resolução desses problemas e organizar as tarefas, hoje em dia é possível contar com softwares de administração de imóveis. Basicamente, são ferramentas que podem ajudar nos processos diários da imobiliária, automatizando tarefas e integrando informações.

Quer saber mais sobre as vantagens de utilizar um software para administração de imóveis para locação? Então acompanhe a leitura deste artigo para conferir mais detalhes sobre o assunto!

Como funciona a administração de imóveis?

A administração de imóveis abrange uma série de processos recorrentes em uma imobiliária. Ou seja, atividades e responsabilidades que ocorrem de maneira repetida e similar, como é o caso do pagamento dos aluguéis pelos locatários, o repasse do valor para os proprietários ou como o cálculo de retenção da taxa de administração.

A maioria dos processos cotidianos tende a exigir atenção e tempo quando não são gerenciados por meio de um software para administração de imóveis para locação e, às vezes, pode necessitar de mais foco da equipe para ser resolvida.

Entre os principais aspectos a serem gerenciados, podemos citar:

• pagamento e cobrança de aluguéis;
• emissão de boletos e recibos;
• repasse do aluguel para o proprietário;
• garantia de que outras despesas do imóvel estão sendo quitadas pelo locatário;
• solução de problemas do imóvel levantados pelo inquilino;
• gerenciamento de seguros do imóvel e garantias locatícias;
• acompanhamento de reajustes, renovações e revisões;
• DIMOB;
• emissão de notas fiscais.

De maneira geral, a gestão de imóveis consiste em manter satisfeitas as duas partes envolvidas em uma transação imobiliária, prolongando o período em que o imóvel se manterá alugado, fidelizando inquilinos e proprietários e garantindo que o negócio se mantenha dentro das exigências previstas na legislação.

Quais são as vantagens de um software de administração de imóveis?​

Agora que você já tem uma noção mais ampla sobre o que é administração de imóveis para locação, mostraremos os principais benefícios que um software de gestão de contratos pode proporcionar à sua imobiliária.

1. Integração de tarefas

Hoje há opções de sistemas que reúnem diferentes tarefas dentro da mesma plataforma, facilitando a organização e aumentando a praticidade na rotina diária.

O que isso significa na prática? Ganhar mais tempo, deixar de acessar diferentes programas ou ter de aprender a usar vários softwares para conseguir fazer a mesma tarefa.

Além disso, um sistema integrado permite que a equipe tenha ainda mais segurança e registro dos dados, já que as ações ficam padronizadas para todos os colaboradores da imobiliária.

Por ser um sistema online, há a vantagem de poder acessá-lo em qualquer dispositivo com internet, não precisando se preocupar com lugar, um diferencial para as demandas atuais.

2. Envio do contrato ao boleto

Já pensou em ter uma ferramenta que ajuda nas tarefas diárias do setor imobiliário? Hoje há sistemas completos que auxiliam em todas as etapas da locação, desde modelos personalizáveis de contratos de locação até a notificação e envio de boletos para o controle financeiro.

Com tantos detalhes na rotina, os sistemas de administração de imóveis para locação ainda contam com alertas de contratos que estão para vencer, além de notificações sobre reajustes no aluguel, para que não passe mais qualquer informação sem que você perceba!

3. Acesso online para inquilinos e proprietários

Entre as vantagens para os clientes está a criação de áreas exclusivas e protegidas por senha para que os inquilinos e proprietários dos imóveis possam acessar os dados importantes quando desejarem.

Para os inquilinos, há a facilidade de acessar a segunda via do boleto, ser notificado sobre eventuais débitos em aberto e ainda receber alertas por e-mail ou SMS com informações e reajustes, se desejado.

Já para os proprietários de imóveis, a área exclusiva ajuda a atualizar dados cadastrais, consultar a situação dos imóveis e ainda falar diretamente com a imobiliária, quando desejar.

4. Mais tempo para atender os clientes

Com a praticidade e organização dos sistemas de administração imobiliários, você terá mais tempo para se dedicar ao atendimento dos clientes e conseguir se atualizar com novidades e oportunidades da sua região.

É possível ainda extrair métricas e dados do sistema para montar relatórios com as movimentações financeiras e análises internas, o que ajuda a coordenar equipes.

5. Melhoria nos processos financeiros

Um software de gestão imobiliária também conta com recursos para administrar os assuntos pertinentes às finanças da empresa e, por consequência, melhorar o controle de entradas e saídas de capital.

O sistema integra soluções para todos os departamentos que compõem a imobiliária, tornando os processos administrativos muito mais práticos, seguros e eficientes.

Em relação às finanças, esse tipo de software permite que todos os dados sobre aluguéis recebidos, contas pagas e a pagar, comissões de corretores e, até mesmo, salários de funcionários sejam registrados e gerenciados em uma única plataforma.

Além disso, a ferramenta emite notificações sobre quando o prazo de vencimento de alguma conta está se aproximando, da mesma forma que avisa quando há um reajuste de aluguel a ser feito, por exemplo, melhorando significativamente a gestão de finanças da imobiliária.

6. Gestão de contratos de forma eficaz

Por falarmos em aluguel, outra grande vantagem de um software para administração de imóveis para locação que podemos citar são seus recursos para melhorar o gerenciamento dos contratos de aluguel com mais eficiência.

O inGaia Locação, por exemplo, é munido com soluções desenvolvidas especialmente para imobiliárias, como:

• área do cliente — um ambiente digital no qual o cliente tem autonomia para emitir e pagar seus boletos de aluguel a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, os proprietários podem conferir um extrato completo das transações realizadas;
• modelos de contratos personalizáveis — os contratos são preenchidos automaticamente pelo software de administração de imóveis;
• sistema de tickets — recurso voltado para a comunicação do locatário com a imobiliária;
• checklist — para criação de listas de tarefas e controle de pendências em contratos.

Há ainda outras aplicações muito úteis para auxiliar na resolução de problemas e realização de tarefas cotidianas da imobiliária.

7. Integração com o app Vistoriador

Outra grande vantagem de contar com uma solução de automação de tarefas pertinentes aos contratos de locação como o software inGaia Locação é a exclusiva integração com o aplicativo Vistoriador, uma app desenvolvido especialmente para facilitar o processo de vistoria de imóveis.

8. Mais praticidade

Um dos principais motivos pelos quais as empresas modernas têm investido cada vez mais em soluções tecnológicas para as atividades operacionais e administrativas é a praticidade, não é mesmo?

Sendo assim, podemos afirmar que a administração de imóveis para locação tem sido grandemente beneficiada por esse tipo de sistema. Além de todos os recursos que já foram citados, ele também oferece aplicações úteis para facilitar a rotina da equipe da imobiliária, como:

• tela de métricas — os principais dados da imobiliária são exibidos de maneira dinâmica e transparente, como garantias e seguros, taxas administrativas, maiores clientes, evolução da carteira, além de exibir relatórios com um resumo das receitas e da inadimplência;
• notificação por e-mail — sempre que um aluguel é reajustado ou quando um repasse é realizado, o sistema envia um e-mail para notificar os responsáveis, evitando que qualquer assunto importante passe despercebido;
• dashboard com busca inteligente — por meio de um recurso de pesquisa por palavra-chave é possível acessar contratos de locação, contas a pagar, cobranças e contratos com pendência no checklist;
• ferramenta de manutenção de imóveis — ideal para realizar a gestão de todos os processos diretamente do sistema;
• alertas automáticos — o sistema emite notificações avisando sobre garantias e seguros a vencer ou vencidos, reajustes de contratos etc.

9. Melhoria no relacionamento com o cliente

Para concluirmos, um dos maiores benefícios que um software de administração de imóveis para locação pode oferecer é a evidente melhoria em suas relações com os clientes.

Ao longo de post mostramos que as soluções oferecidas pelo inGaia Locação para a gestão de imóveis de aluguel apresenta diversas aplicações importantes voltadas para melhorar a comunicação tanto dos inquilinos quanto dos proprietários dos imóveis com a imobiliária.

O fato de o sistema eliminar a burocracia e permitir que os usuários possam se comunicar diretamente da internet ajuda a aumentar a satisfação dos clientes, fidelizando-os à sua empresa.

Como você pôde conferir neste artigo sobre como funciona a administração de imóveis e por que um software de gestão imobiliária é tão importante, esse tipo de sistema oferece uma infinidade de recursos que facilitam o trabalho de toda a sua equipe.

Além disso, mostramos como os processos cotidianos podem ser otimizados e realizados com segurança quando a imobiliária pode contar com o auxílio de uma ferramenta tecnológica de automação de tarefas.

Agora que você já sabe quais são as maiores vantagens de utilizar um bom software de administração de imóveis para locação, confira o que o inGaia Locação pode fazer pela sua imobiliária.