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Como gerir o fluxo de trabalho de um corretor de imóveis?

A autonomia e a liberdade de trabalhar por conta própria estão entre os atributos mais apreciados pelos aspirantes à carreira de corretor de imóveis. Ser seu próprio chefe e organizar de forma independente seu fluxo de trabalho são consideradas grandes vantagens da profissão.

O que a maioria das pessoas desconhece é que desfrutar de tais atributos demanda uma grande capacidade de organização e planejamento para que o profissional consiga manter uma produtividade elevada e atinja resultados satisfatórios.

Do contrário, a autonomia pode se transformar em um labirinto onde os diversos processos e as atividades inerentes à atuação do corretor vão se perdendo, à medida que o seu desempenho despenca. Para gerenciar seu fluxo de trabalho, os corretores bem-sucedidos contam com dois aliados: a organização e o suporte da tecnologia.

É sobre isso que vamos falar neste post. Veja como o corretor de imóveis autônomo pode gerir melhor seu fluxo de trabalho, sendo mais produtivo e obtendo melhores resultados ao utilizar algumas ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado.

Por que o corretor de imóveis precisa aperfeiçoar sua rotina?

Em qualquer atividade, a falta de organização e a má gestão do tempo ocasionam perdas de produtividade e prejuízos na qualidade da tarefa realizada. No caso do corretor de imóveis autônomo, que já tem uma rotina bastante corrida, não há margem para recuperar o tempo perdido com processos mal executados ou com retrabalho.

Não é novidade que o ramo de imóveis encontra-se extremamente concorrido. Todo corretor sabe que, simplesmente para manter-se ativo, em pé de igualdade com os concorrentes, há uma série de atividades que ele precisa desempenhar.

No caso dos profissionais que atuam de forma autônoma, é ele o único responsável por todo o fluxo das tarefas. Seus resultados — e especialmente os seus rendimentos —, dependem exclusivamente da sua produtividade. Cabe apenas a ele executar todas as etapas do trabalho, e o que ele deixar pendente, assim permanecerá até que possa concluir.

Em um dia normal de trabalho, o corretor precisa, entre outras atividades, avaliar e cadastrar imóveis, prospectar clientes, acompanhá-los e orientá-los em visitas, registrar a evolução de cada negociação e atualizar seus sites e as redes sociais.

Além de tudo isso, ainda é preciso estar presente nos plantões de vendas e estudar o mercado e as tendências de corretagem. Para que todas essas atividades caibam em um dia de trabalho, não basta que o profissional seja organizado: ele precisa dispor ­— e saber utilizar — de ferramentas que lhe sirvam como atalhos e economizem seu tempo.

Do contrário, caso tente executar todas essas tarefas manualmente, é praticamente certo que haverá perda de produtividade — leia-se, nessa situação, perda de clientes, de negócios e de faturamento.

Visualizar o quanto o suporte tecnológico é essencial para melhorar a produtividade ainda é um ponto crítico para os profissionais da área. Especialmente para os profissionais com mais tempo de mercado, acostumados a gerenciar sua carteira de clientes munidos apenas de um telefone e de uma agenda de compromissos, compreender e aceitar os benefícios das ferramentas digitais ainda é algo um pouco distante.

No entanto, o dinamismo e a alta concorrência do mercado imobiliário atualmente servem de alerta — tanto para o corretor iniciante quanto para o mais experiente — de que é hora de evoluir para manter-se competitivo.

Profissionais que ainda mantêm seus processos de trabalho no papel e nas planilhas de Excel podem ter a falsa sensação de que estão suficientemente organizados, quando na verdade podem estar perdendo oportunidades e ficando para trás.

Como se diferenciar utilizando a tecnologia?

Por mais conservador que seja o profissional, hoje é praticamente impossível manter-se competitivo abrindo mão do suporte tecnológico — não apenas pela melhoria na gestão do tempo e dos fluxos de trabalho, mas porque essa é uma demanda do próprio cliente, que já está inserido no universo digital.

Assim, é possível listar diversos benefícios que o corretor de imóveis pode aferir ao lançar mão dessas ferramentas. Confira alguns deles:

Ganho em produtividade

Desde o primeiro contato e o cadastro do cliente até a contabilização e a conclusão do negócio, as ferramentas tecnológicas são imprescindíveis para economizar tempo e concretizar bons negócios. Praticamente todos os processos são mais eficientes quando realizados de forma digital, se comparados ao trabalho manual.

Facilidade de entrar em contato com os clientes

Atualmente, ninguém sai de casa para comprar um imóvel sem antes navegar pela internet em busca de ofertas e mesmo de referências sobre os profissionais envolvidos. Um site ou blog atrativo e várias opções de canais de contato podem fazer uma grande diferença para o desempenho do corretor.

Mais visibilidade para os seus imóveis

São digitais os canais de promoção mais efetivos atualmente. No que se refere à efetividade, o tradicional anúncio de jornal e o plantão físico estão bastante atrás das ferramentas mais modernas de promoção como site, mídias sociais, produção de conteúdo, e-mail marketing etc.

Mais produtividade no seu dia a dia

O arsenal tecnológico disponível para a gestão do processo de venda de imóveis permite gerenciar melhor e de forma mais precisa cada movimento executado, por meio de metas e métricas, garantindo ganhos de produtividade.

Como o inGaia Corretor pode ajudar?

A atuação do corretor de imóveis é formada por uma série de atividades interconectadas. Para concluir o processo de vendas é preciso que cada etapa funcione corretamente. Por isso, ele precisa de soluções integradas por meio de um sistema imobiliário capaz de fornecer o suporte necessário em cada situação que ele vai enfrentar no seu dia a dia.

Essa é a proposta do inGaia Corretor. O aplicativo oferece todas as ferramentas que o profissional necessita para executar cada etapa do seu processo de negociação, gerenciar seu funil de vendas e garantir o máximo aproveitamento das oportunidades de negócio. Confira alguns benefícios que o app oferece:

Relacionamento com o cliente

O inGaia Corretor possibilita ao profissional aprimorar o seu relacionamento com os clientes, tornando-o um verdadeiro consultor de investimentos imobiliários. Além disso, o app oferece a oportunidade de o corretor responder praticamente em tempo real e transmitir informações e ofertas por meio do WhastApp integrado ao site.

A plataforma também oferece informações sobre a região de interesse do cliente com a ferramenta Inteligência de Mercado, bem como o envio automático de ofertas de acordo com o perfil de consumidor. Assim, no momento em que o cliente entra em contato com o corretor por meio de uma ligação telefônica, por exemplo, ele já pode ser cadastrado no sistema e passa ter todo o relacionamento automatizado.

Feedback também para o proprietário

A plataforma também permite o feedback automático do corretor para o proprietário do imóvel que está sendo comercializado.

Assim, o proprietário precisa ser informado, entre outras coisas, sobre os compradores interessados no imóvel e o andamento de cada negociação. Sempre que o corretor registrar na plataforma algum movimento envolvendo o imóvel — como uma visita agendada ou uma nova proposta —, o vendedor recebe um e-mail automático.

O inGaia Corretor permite ao corretor manter e aprimorar o relacionamento com seus diferentes perfis de clientes, garantido a satisfação e fidelizando-os para a realização de negócios futuros.

Parcerias de negócios com outros corretores

A atuação colaborativa entre corretores é uma forma de ampliar as oportunidades de negócios e a possibilidade de atender às diferentes demandas dos clientes. Embora muitos profissionais mais antigos ainda enxerguem os colegas de profissão apenas como ameaças ao seu nicho de mercado, a colaboração pode ser bem mais rentável.

Por meio de uma funcionalidade chamada Radar de Parcerias, o inGaia Corretor facilita essas colaborações e permite a formação de diferentes modelos de negócio.

Imagine que seu cliente está à procura de um imóvel que você não dispõe na sua carteira. Nesse caso, a plataforma localiza automaticamente uma unidade compatível cadastrada por outro corretor ou imobiliária e propicia o contato instantâneo, via chat, com o colega.

Assim, o que seria uma oportunidade perdida pode se transformar em um negócio fechado. Mesmo que a divisão da comissão represente menor faturamento, o corretor atende à demanda do cliente, mantendo-o na sua base fidelizada e aberta a futuros negócios.

Em contrapartida, sempre que você anunciar imóveis poderá escolher disponibilizá-lo, por meio da funcionalidade de parcerias, para os demais corretores que utilizam a plataforma.

Gestão de processos rotineiros

Quando o corretor atua junto a uma imobiliária, ele dispõe de toda uma estrutura de “BackOffice”, que geralmente lhe permite focar no processo de venda e na negociação direta com o cliente.

Já o profissional autônomo depende apenas dele ­— e do seu tempo — para executar atividades como o cadastro e a captação de imóveis. Assim, sua rotina fica bem mais agitada, com uma série de passos a serem executados antes de efetivamente partir para a negociação com os clientes.

O inGaia Corretor dispõe de diferentes ferramentas para facilitar todos esses processos, como alertas de atividades e e-mails automáticos enviados aos clientes cadastrados com ofertas direcionadas ao seu perfil e à sua demanda.

Controle do funil de vendas

Ainda no que se refere ao gerenciamento dos processos de negociação, a plataforma permite ao corretor acompanhar o andamento de cada uma de suas negociações. Assim, ele visualiza com exatidão a entrada de novos clientes, as propostas enviadas, as negociações abertas e os negócios concluídos.

Para o profissional autônomo, com rendimentos variáveis e diretamente vinculados às operações concluídas, esses relatórios são bastante importantes para o seu controle de receitas. Nesse aspecto, a funcionalidade do controle automatizado do funil de vendas é extremamente útil para o seu gerenciamento.

Agenda digital

Substituto da clássica agenda de papel do corretor de imóveis, o formato digital disponível no aplicativo desenvolvido pela inGaia oferece todas as funcionalidades necessárias para a sua organização.

Na agenda digital ficam registrados desde os atendimentos e as visitas marcadas nos imóveis até as datas de aniversário dos clientes e qualquer outro compromisso relevante para a negociação.

Site integrado à plataforma

O profissional que adere ao inGaia Corretor tem à disposição um site próprio, que ele mesmo pode criar e customizar a partir de milhares de opções de personalização disponíveis em uma plataforma de CMS (Content Management System). A ferramenta permite que mesmo quem não tenha nenhuma experiência em sites construa o seu.

A integração entre o site e a plataforma facilita tanto as tarefas de CRM (gestão do relacionamento com o cliente) quanto a gestão dos imóveis anunciados em diferentes portais imobiliários de forma automática — o que economiza tempo e pode melhorar os seus resultados.

Como o corretor de imóveis pode otimizar tempo?

Como já falamos, a gestão do tempo e o controle do fluxo de trabalho são indispensáveis para otimizar o desempenho do corretor de imóveis, mas contar com o suporte da tecnologia, embora essencial, não é a única medida necessária.

É importante tornar toda a sua rotina mais sustentável do ponto de vista do aproveitamento do tempo. Assim, não apenas o seu desempenho profissional será otimizado, mas também sua qualidade de vida vai melhorar consideravelmente.

Confira a seguir algumas dicas sobre como melhorar a sua rotina e aproveitar o tempo de forma mais efetiva.

Trabalhe com metas e defina prioridades

Um dos grandes inimigos da boa gestão do tempo e do fluxo de trabalho é não conseguir estabelecer o que é mais importante e o que pode ser deixado para um segundo momento. Trata-se da materialização do dito popular de que se tudo é prioridade, então nada é prioridade.

Essa é uma dificuldade inerente especialmente ao corretor autônomo. Aquele que atua junto às imobiliárias geralmente já conta com metas e objetivos determinados, o que diminui a margem para autogestão. Quem trabalha por conta própria precisa aprender a hierarquizar suas tarefas — não que essa seja uma missão fácil.

Ao classificar uma tarefa como menos importante, não se está abrindo mão da responsabilidade de realizá-la. Ela apenas seguirá pendente, aguardando um momento oportuno para ser executada. Logo, compreenda que priorizar é diferente de procrastinar.

Algumas tarefas precisarão de atenção diária do corretor. Outras poderão ser agendadas para um momento oportuno da semana, e há ainda aquelas que escapam do controle, como o cliente que liga e demanda uma atenção imediata — essa última também precisa ser considerada no seu planejamento.

Faça uma checklist diária (e respeite-a)

À primeira vista pode até parecer de pouca importância, mas registrar as atividades do dia e seguir à risca esse planejamento pode gerar ótimos resultados na organização da sua rotina — esse será o seu guia de otimização do fluxo de trabalho.

O ideal é preparar esse rol de tarefas logo no primeiro momento do dia, antes mesmo de checar seus e-mails ou recados — ou ainda deixá-lo pronto de véspera, como uma última tarefa do dia anterior.

Essa organização vai permitir que você visualize o tempo que precisa dedicar a cada uma das tarefas. A lista deve ter não apenas as atividades diretamente ligadas à rotina de trabalho, mas aquelas pessoais, como uma pausa para descanso ou uma parada para uma consulta médica.

Mantenha a lista sempre visível junto à sua estação de trabalho e vá riscando as tarefas já concluídas. Isso, inclusive, tem um efeito motivador, pois mostra o quanto você está sendo eficiente no cumprimento da sua agenda.

Com o tempo, a lista vai ajudá-lo a identificar os gargalos na sua produtividade, permitindo que você ajuste suas demandas e prioridades.

Mantenha o foco nas atividades

Conseguir estabelecer prioridade e preparar o roteiro para cada dia de trabalho já é um bom avanço. Se você já fez isso, notou que o tempo é suficiente para todas as atividades, então é fundamental concentrar-se 100% em cada tarefa para conseguir concluí-la.

Quando iniciar uma tarefa, foque apenas nela. Não ocupe sua cabeça antecipando os próximos passos do dia, projetando as dificuldades e os desafios que ainda estão por vir. Conclua com eficiência e qualidade o que está fazendo e procure não deixar nada pendente.

Não se preocupe em ser um profissional perfeito, que executa com precisão mais de uma tarefa por vez. Na prática, isso pode resultar em muitas atividades inconclusas, o que vai gerar retrabalho e perda de qualidade.

Faça intervalos estratégicos

O corretor de imóveis não precisa ser uma máquina de trabalhar. Preencher a sua agenda de atividades pode até dar a sensação de que se é mais produtivo, mas ao longo do tempo essa rotina vai cobrar seu preço.

Primeiramente, a qualidade do seu trabalho poderá cair. A mente em constante ebulição, trabalhando sem pausas, não consegue processar tudo com a eficiência necessária. Em segundo lugar, você vai comprometer a sua qualidade de vida — e saúde e bem-estar são essenciais para se trabalhar melhor.

Como a tecnologia pode auxiliar o trabalho do corretor?

Como mostramos ao longo do post, no mercado imobiliário atual dificilmente um corretor de imóveis conseguirá se manter competitivo e produtivo sem se utilizar da tecnologia e aproveitar as ferramentas disponíveis para agilizar o seu trabalho.

Seja na gestão da carreira, na comunicação com os clientes ou no gerenciamento das tarefas, há recursos disponíveis para melhorar os diferentes fluxos de trabalho da rotina do corretor.

Confira a seguir algumas dessas ferramentas. Se você ainda não utiliza boa parte delas, já está mais do que na hora de fazê-lo!

Aplicativos de mensagens instantâneas

Mesmo as pessoas mais avessas à tecnologia renderam-se à praticidade dos aplicativos de mensagens instantâneas como o WhastApp, o Telegram e o Facebook Messenger. Eles facilitam a comunicação — por meio de mensagens de texto ou de áudio — e ainda permitem o envio de imagens e outros arquivos.

Atualmente, é impossível para o corretor de imóveis pensar em ter algum sucesso no mercado imobiliário sem dispor dessas ferramentas.

Armazenamento digital de arquivos

O corretor de imóveis precisa ter sempre disponível um ambiente digital para guardar e compartilhar documentos e imagens. Afinal, nunca se sabe o momento em que o cliente vai solicitar a cópia de um contrato, o modelo de um documento ou as fotos do imóvel que deseja adquirir.

O armazenamento em nuvem, disponível em serviços como o Dropbox e o Google Drive, permitem o acesso e o compartilhamento desses documentos a qualquer hora, utilizando qualquer tipo de dispositivo com acesso à internet — e essa agilidade pode ser fundamental para fechar um negócio.

Redes sociais

Não se pode dizer que elas são uma novidade, mas cada vez mais as redes sociais se consolidam não apenas como instrumentos de entretenimento, mas como ferramentas de negócios. No mercado imobiliário elas já estão incorporadas ao dia a dia, seja para o contato e a prospecção de clientes, seja para a divulgação de imóveis.

Facebook, Instagram e Pinterest são alguns exemplos de redes sociais que podem ajudar o corretor de imóveis a melhorar suas oportunidades de negócios.

Site próprio

Para não precisar depender apenas dos portais imobiliários, é extremamente importante que o corretor tenha um site próprio, onde ele deve divulgar sua carteira de imóveis. Além disso, é essencial que seja uma página pensada na usabilidade do visitante, que atraia e mantenha o interesse do cliente.

Sistema de gestão

Foi-se o tempo em que a agenda de papel e as planilhas de Excel eram suficientes para que o corretor gerenciasse o seu fluxo de trabalho. Hoje, é indispensável contar com um sistema de gestão que facilite a tarefa de acompanhar cada processo, verificar o que está dando certo ou não e administrar suas metas.

Provavelmente alguns (ou vários) dos recursos e das ferramentas que apresentamos ao longo deste post você já conhece e utiliza no seu dia a dia. Afinal, são inovações que transformam rapidamente os processos de trabalho e garantem a competitividade do corretor de imóveis.

Logo, não é novidade para você o quanto a integração dessas funcionalidades em uma única plataforma pode agregar valor ao seu trabalho e diferenciá-lo no mercado de imóveis, tornando-o uma referência para os seus clientes.

Especialmente para o corretor de imóveis que atua de forma autônoma — que não conta com o suporte de uma imobiliária —, o uso de uma plataforma que lhe permita organizar melhor seu fluxo de trabalho é muito importante para que ele possa focar na sua atividade-fim: a negociação com os clientes e a busca das melhores soluções para as suas demandas.

Nosso post foi útil para você compreender a importância de contar com uma ferramenta de gestão completa e com soluções integradas para organizar o seu fluxo de trabalho? Então entre em contato conosco, conheça melhor o inGaia Corretor e saiba mais sobre o que ele pode fazer para otimizar os seus negócios!

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