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Conheça as melhores práticas de gestão de contratos para imobiliárias

Conheça as melhores práticas de gestão de contratos para imobiliárias

O administrador de uma imobiliária deve saber muito bem que perdas ou falta de controle sobre informações — por causa do acúmulo de contratos de transações financeiras — não são situações incomuns neste ramo.

Afinal, todos os dias a imobiliária lida com contratos de locação, financiamento, compra e venda e também com documentos, que devem ser armazenados por um longo prazo, tornando a sua gestão uma grande responsabilidade.

Entretanto, é possível adotar as melhores práticas para otimizar a gestão de contratos de sua imobiliária, desde que você conte com soluções modernas e estratégias adequadas. Continue a leitura deste post para conferir como!

Por que é importante fazer uma boa gestão de contratos para imobiliárias?

Organização cotidiana

Manter os processos cotidianos organizados é sempre muito importante em qualquer empresa, pois evita a formação de pequenos gargalos que afetam a produtividade do negócio.

Mas, no mercado imobiliário, é imprescindível manter uma gestão de contratos bem organizada, já que o trabalho é, quase que inteiramente, focado nesse tipo de transação.

Seja na área de locação ou na área de compra e venda, o fato é que você precisa ter total controle dos seus contratos, mantendo-os arquivados em um sistema inteligente para facilitar o controle de comissões, tanto recebidas como as que estão a receber — ou seja, a gestão de contratos influencia diretamente o controle financeiro da empresa.

Outro aspecto que evidencia o quão importante é manter os contratos registrados de maneira adequada, é a realização da declaração de inocorrência, que todas as imobiliárias e corretores de imóveis precisam fazer todos os anos.

Reajustes anuais

Considerando os seus contratos de locação, é preciso lembrar que todos os anos os reajustes de preços (aluguel) e taxas (IPTU e seguros) precisam ser realizados quando os contratos completam 1 ano.

Você também precisa fazer o acompanhamento dos vencimentos de cada contrato, pois os clientes podem decidir renovar o prazo. Caso contrário, você precisa colocar o imóvel em circulação novamente, não é mesmo?

Por isso, o uso da tecnologia para fazer uma gestão de contratos automatizada pode trazer grandes melhorias para o seu negócio imobiliário, facilitando o seu trabalho e permitindo que você tenha total controle e segurança sobre os processos.

Independentemente de qual seja o porte de sua imobiliária, a seguir mostraremos as melhores práticas de gestão de contratos imobiliários que você pode adotar para realizar todos os procedimentos com eficiência e agilidade.

Quais são as melhores práticas de gestão de contratos para imobiliárias?

1. Agrupe e atualize todos os documentos

No mercado imobiliário, organização não é um capricho, mas um pré-requisito para garantir um trabalho bem fluido e produtivo, principalmente por conta do fato de que os corretores de imóveis estão sempre lidando com diversos documentos de seus clientes.

Quanto aos inquilinos, por exemplo, é preciso ter sempre ao seu alcance documentos relacionados ao fiador ou ao seguro-fiança.

Quanto aos imóveis, você precisa ter pleno conhecimento a respeito de sua situação (se seus débitos municipais estão em dia, por exemplo), pois nunca se sabe quando será necessário apresentar os seus documentos.

Quando a imobiliária sabe fazer uma gestão de contratos eficiente, mantendo todos os documentos agrupados e atualizados, esse tipo de tarefa se torna muito mais fácil e seguro!

2. Fuja da informalidade nas negociações

Apesar de todas as exigências legais e padronização de processos, não é incomum nos depararmos com imobiliárias que lidam com as suas transações de locação de imóveis de maneira informal, ignorando uma série de fatores relevantes e obrigações judiciais.

Esse tipo de problema é refletido no contrato que acaba não especificando detalhes sobre o que o inquilino pode ou não pode fazer, valores e prazos de pagamento, multas e penalidades caso ele infrinja alguma norma, entre outras considerações.

Conhecemos essas situações como acordos ou contratos de “boca”, pois são negociados de modo mais informal, e é preciso deixar bem claro que isso pode afetar significativamente sua gestão de contratos.

Para evitar qualquer possibilidade de ter o seu negócio prejudicado, por conta da falta de organização e ausência de informações nos documentos acordados entre a imobiliária, o locatário e o inquilino, fuja da informalidade.

Faça tudo exatamente como a lei e o código de ética do setor imobiliário exigem, assim, fica muito mais fácil cobrar determinadas obrigações, além de garantir que os direitos de ambas as partes sejam respeitados.

3. Antecipe-se em relação aos prazos e obrigações

Na condição de administrador de uma imobiliária, a forma mais eficiente para que você assegure o funcionamento das transações comerciais e financeiras é manter um conhecimento prévio sobre as principais informações e características de cada caso.

A cada contrato firmado, tenha em mente todos os prazos ligados à sua extinção, rescisão, ou renovação, bem como a quantidade de vezes em que o pagamento dos impostos foi dividido, além de aspectos relacionados à documentação.

Em geral, os contratos com prazos mais próximos ao vencimento são prioritários e, consequentemente, exigem mais atenção.

Portanto, tenha todos os cálculos realizados com antecipação, pois isso permite que você se planeje e evite, desse modo, perder prazos ou ter contratos finalizados em situação irregular.

4. Utilize um software para otimizar a gestão de contratos

Dependendo do volume de contratos que uma imobiliária tem que lidar em seu cotidiano operacional, o trabalho dos gestores pode ficar realmente complicado, principalmente se eles tiverem que realizá-lo de forma manual.

Por mais que as tradicionais planilhas financeiras já tenham sido úteis e, por muitos anos, eram o único recurso para auxiliar a gestão das empresas, não há como negar que o trabalho manual demanda muito esforço e tempo dos colaboradores, além de abrir uma grande margem para falhas humanas.

Hoje em dia, qualquer negócio pode contar com soluções mais modernas, seguras e automatizadas, investindo em tecnologias que otimizam a administração da empresa.

Estamos nos referindo a um software que pode automatizar sua gestão de contratos imobiliários.

Como esse tipo de tecnologia, sua imobiliária poderá contar com recursos como:

  • modelos de contrato personalizados — preenchidos automaticamente pelo sistema;
  • dashboard de controle financeiro — com visão de pagamentos, recebimentos e demais indicadores para sua gestão diária;
  • alertas automáticos — que avisam o gestor a respeito de reajustes de contratos, garantias e seguros a vencer e vencidos;
  • notificações por e-mail — reajustes e outras informações importantes;
  • área do cliente — local em que ele pode emitir boletos atualizados, e o proprietário pode tirar extratos.

Basicamente, você não somente terá total controle e organização sobre os seus contratos de locação de forma automática, como também terá acesso a todos os dados de seus clientes, podendo acompanhar os processos com muito mais facilidade.

Um sistema de gestão de contratos automatizado centraliza toda a documentação e organiza suas respectivas particularidades, além de oferecer informações fundamentais como data de início, prazo de vigência e dados sobre tributos.

Ainda tem dúvidas sobre como fazer a gestão de contratos de sua imobiliária? Então, entre em contato conosco para que possamos ajudar você!

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