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Contabilidade imobiliária: 4 ferramentas para facilitar sua gestão

Contabilidade imobiliária: 4 ferramentas para facilitar sua gestão

Cuidar da contabilidade imobiliária inclui conhecer as despesas de cada imóvel do portfólio, calcular os impostos em relação ao ganho de capital das vendas e dos aluguéis, repassar valores para corretores e clientes, e muito mais!

Parece bastante complexo, não concorda? Mas, na prática, o auxílio de algumas ferramentas pode automatizar diversas etapas, além de contribuir para uma precisão maior na tomada de decisões.

Curioso para conhecer essas ferramentas que vão aprimorar a sua gestão? Então, fique de olho no nosso post e se prepare para facilitar seu dia a dia!

A importância do uso de ferramentas adequadas na contabilidade imobiliária

As tarefas realizadas dentro de uma imobiliária são diversas. Algumas delas são:

  • desmembramento de lotes e loteamento;
  • incorporação de imóveis;
  • construções;
  • locação de imóveis da própria imobiliária ou de terceiros;
  • administração de centros comerciais e residenciais.

Todas essas atividades demandam um alto volume de tarefas burocráticas diretamente ligadas à contabilidade, que atua em pelo menos 4 áreas da imobiliária: administração, construção, venda e locação de imóveis.

Nesse contexto, o setor contábil é responsável por organizar e orientar a imobiliária em suas obrigações tributárias. Isso se torna cada vez mais importante no momento em que o Poder Público tem exigido uma transparência e exatidão cada vez maior nos dados repassados à Receita Federal e aos governos municipais e estaduais.

A identificação de quaisquer erros — mesmo que não intencionais — pode gerar multas e manchar a idoneidade da imobiliária.

Por isso, é fundamental que ela conte com ferramentas adequadas para facilitar o andamento dos processos no seu dia a dia. Então, vamos conhecer algumas dessas ferramentas!

4 ferramentas para facilitar a gestão da sua imobiliária

1. Digitalização de documentos

Um problema bem comum na contabilidade imobiliária consiste na dificuldade em encontrar documentos específicos em meio a tantas informações.

Assim, muitas vezes fica difícil encontrar o contrato de locação adequado ou achar aquele documento essencial para fechar um negócio. E essa confusão, além de gerar perda de tempo, ainda atrapalha a contabilidade.

Levando tudo isso em conta, uma ferramenta que facilita bastante a gestão de qualquer imobiliária é um digitalizador de documentos.

Nesse caso, por meio de um escaneamento, o documento físico rapidamente se transforma em uma cópia digitalizada.

2. Armazenamento na nuvem

Depois de digitalizar tantos documentos, uma dificuldade secundária pode surgir: o armazenamento. Por possuírem uma capacidade limitada, pode não ser a melhor saída acumular tudo em computadores ou dispositivos únicos. Sem contar que essa prática ainda limita a mobilidade dos dados!

Além disso, existe a grande preocupação com a segurança dos registros. Afinal, são documentos com informações pessoais de clientes, contratos, dados financeiros da imobiliária, entre outros.

Para resolver essa questão e facilitar a gestão contábil da imobiliária, uma possibilidade é usar ferramentas de armazenamento na nuvem.

Esse recurso permite que os documentos sejam hospedados em um servidor remoto, podendo, assim, ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, com o máximo de segurança.

3. Geração de gráficos

A contabilidade imobiliária não deve ser usada apenas como uma forma de cumprir obrigações específicas, mas também como apoio para a tomada de decisões mais acertadas para o negócio. Afinal, como fornece informações importantes, a contabilidade pode ser crucial para o sucesso do empreendimento.

O que acha de contar com uma ferramenta geradora de gráficos? Baseando-se em dados de entradas e saídas financeiras, esse recurso pode fornecer um panorama de como a imobiliária está se saindo e o que precisa ser feito. Aliás, algumas dessas ferramentas até disponibilizam gráficos 3D diferenciados para um relatório mais completo.

4. Software de gestão financeira

Para fechar essas dicas com chave de ouro, apresentamos agora a ferramenta mais relevante para você obter uma contabilidade de sucesso e, claro, resultados positivos: o software de gestão financeira.

Esse recurso oferece uma abordagem completa e conta não apenas com o registro das movimentações, mas também com as suas devidas análises. Então, confira as vantagens desse sistema!

Cadastro de clientes e integração com CRM

Softwares ERP armazenam informações sobre clientes e podem ser acessados de qualquer lugar, oferecendo dados relevantes de maneira bem rápida. É possível até mesmo enviar mensagens para os usuários a fim de atualizar as suas informações de contato. Isso evita que o cadastro fique desatualizado e a imobiliária perca o contato com seus clientes.

Esse registro também tem um valor estratégico. Por meio do histórico de clientes, os corretores podem analisar os dados e planejar novas abordagens de vendas, tendo por base o perfil, os hábitos e as motivações daqueles que já fecharam negócio com a imobiliária.

Outra vantagem desse software é que ele favorece o repasse correto dos aluguéis, evitando insatisfações e automatizando todo o processo.

Todas essas informações ficam interligadas a uma aplicação CRM (Customer Relationship Management). Esse sistema é responsável por gerir o relacionamento com os clientes. Dessa forma, fica muito mais fácil manter um relacionamento a longo prazo com o público.

Histórico de imóveis

Além de gerenciar a carteira de clientes, o software de gestão também auxilia na gestão dos imóveis da imobiliária. Nele, fica disponível uma relação sempre atualizada das unidades que estão disponíveis para venda e/ou locação. O sistema permite, ainda, incluir diversos detalhes sobre o imóvel, como descrição e imagens.

Por manter um histórico dessas informações, a imobiliária consegue planejar estratégias para futuras vendas tendo por base os valores e outros dados sobre imóveis já vendidos ou alugados.

Indicadores de desempenho

O software para contabilidade imobiliária fornece um dashboard com todas as informações necessárias para a imobiliária ter uma visão geral sobre o negócio, tais como:

Esses dados servem como indicadores de desempenho para dar base à tomada de decisões.

Economia

O gerenciamento de documentos e demais informações contábeis pode gerar custos adicionais relacionados à contratação de profissionais, à ocupação de espaço físico e ao tempo dedicado para realizar o trabalho.

Ao implementar um sistema de gestão na imobiliária, muitos processos são automatizados, e documentos antes alocados fisicamente ganham um formato digital, tornando-se mais fáceis de serem gerenciados e armazenados.

Tudo isso colabora não apenas para a tomada de decisão de modo mais adequado, mas também para o aumento da regularidade fiscal da imobiliária, que apura e paga corretamente seus impostos, sem maiores dificuldades.

Com essas 4 ferramentas, a gestão contábil da sua imobiliária ficará bem mais fácil, mais relevante e mais eficiente, levando você à conquista de resultados cada vez melhores.

Conhece outra ferramenta que pode auxiliar a gestão de imobiliárias? Então, conte para a gente nos comentários!

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