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Gestão de contratos imobiliários: por que padronizar na imobiliária?

Padronizar processos em uma empresa é utilizar um método que normatize procedimentos e organize as atividades cotidianas. Para uma imobiliária que trabalhe com locação de imóveis, padronizar a gestão de contratos é fundamental.

Uma empresa deste segmento do mercado lida com um grande volume de transações financeiras, o que exige uso de ferramentas adequadas para garantir a segurança dos processos, como um software de gestão, por exemplo.

Mostraremos aqui porque é tão importante padronizar a gestão de contratos da imobiliária e como a tecnologia tem um papel significativo em todo o processo. Quer saber mais? Continue a leitura do artigo e confira!

Por que é importante padronizar a gestão de contratos da imobiliária?

Como foi dito, uma alternativa para facilitar a gestão de contratos é automatizá-la com o uso da tecnologia que tornará o trabalho da equipe da imobiliária muito mais produtivo e assertivo.

Um fato importante sobre a utilização de softwares, como o inGaia Locação, é a ótima relação custo-benefício, que permite a redução de custos nos processos cotidianos. Confira agora os principais motivos para padronizar a gestão de contratos imobiliários.

Aumento da produtividade

Não é novidade que um dos processos que mais demanda tempo e trabalho dos colaboradores é o gerenciamento dos contratos de locação de imóveis, não é verdade?

Sendo assim, quando falamos em padronizar esse tipo de processo, o grande objetivo é tornar o dia a dia de trabalho muito mais simples e efetivo, permitindo que os contratos sejam facilmente gerenciados.

Melhoria da qualidade do atendimento

Uma imobiliária depende, em grande parte, da qualidade de seu atendimento aos clientes. Quanto mais preparo e dedicação os corretores e sua equipe administrativa têm, maior a satisfação dos clientes em relação ao atendimento recebido, o que está diretamente ligado ao índice de fechamento de contratos.

Dado o contexto, a padronização da gestão de contratos pode melhorar a qualidade nesses aspectos, pois quando as atividades estão alinhadas e bem definidas, é muito mais fácil focar no que realmente importa: o cliente.

Controle das atividades

Uma das maiores vantagens de padronizar a gestão de contratos em uma imobiliária é que cada profissional pode se dedicar às suas devidas funções na empresa, responsabilizando-se exclusivamente pelos resultados gerados.

Quando a equipe de colaboradores tem consciência a respeito de suas ações e compreensão sobre até onde vão as suas responsabilidades, torna-se muito mais simples desenvolver uma cultura focada na qualidade.

Sendo assim, a padronização é benéfica para a empresa como um todo, já que permite que cada colaborador possa focar seu tempo para cuidar de atividades importantes que estão sendo deixadas de lado, como aspectos estratégicos e administrativos.

Facilidade de aprendizado

Padronização de processos é sinônimo de simplificação de atividades e, no contexto de uma imobiliária, isso significa aumento da produtividade da equipe, como já mencionamos.

No entanto, quanto mais simples são os processos relacionados à gestão de contratos, maior a facilidade em aprender e estar atento aos detalhes que realmente fazem a diferença. Além disso, a imobiliária pode focar em trazer soluções criativas e inovadoras para problemas cotidianos.

É exatamente por esse motivo que a padronização facilita o aprendizado no ambiente de trabalho como um todo, gerando melhorias  para organização e para qualidade do atendimento.

Quando os colaboradores não precisam dedicar sua atenção a tarefas de “refação” de trabalhos ou ao manejo de informações conflitantes — eles aplicam seus esforços em questões estratégicas da imobiliária.

Diminuição de falhas

As falhas são grandes empecilhos na organização das empresas, impedindo o desenvolvimento da imobiliária no mercado e podem causar grandes danos à imagem.

É fato que qualquer empresa está vulnerável a falhas. Contudo, quando não há clareza nas atividades e os processos não são definidos corretamente, as chances de ocorrem problemas são muito maiores.

Por isso, ter as informações dos contratos bem alinhadas e documentadas é a melhor maneira de evitar os erros e aumentar o controle sobre o que acontece na empresa.

Utilização correta dos recursos

O vilão de qualquer empresa — de qualquer porte ou setor de atuação — é o desperdício de recursos. Lembramos sempre de gastos financeiros desnecessários, mas isso se aplica também ao desperdício de recursos não tangíveis, como o tempo e o esforço da equipe.

Com todas as vantagens já comentadas nos tópicos anteriores, podemos afirmar que a padronização da gestão de contratos ajuda os empreendedores a compreender melhor o uso dos recursos que têm em mãos, direcionando-os adequadamente. Além disso, com contratos sempre organizados, a inadimplência tende a diminuir, já que prazos e atualizações não serão mais um problema.

O resultado disso é a perceptível redução de custos e aumento da produtividade da imobiliária.

Como o inGaia Locação pode ajudar na padronização de contratos da imobiliária?

O inGaia Locação é o único sistema para gestão de contratos de locação imobiliária em que também é possível gerenciar os contratos de venda. Além disso, o software oferece ferramentas como:

  • controle total do departamento financeiro;
  • vistorias online feitas pelo app Vistoriador integradas ao sistema;
  • modelos personalizados de contratos preenchidos automaticamente;
  • checklist para controle de pendências em contratos e criação de listas de tarefas;
  • alertas automáticos de reajustes nos contratos, proporcionando mais segurança e garantia de recebimento;
  • área do cliente para geração de boletos em tempo real e extratos para os proprietários;
  • notificações por e-mail quando um aluguel é reajustado ou quando um repasse é realizado;
  • tela de métricas com as principais informações da imobiliária, como evolução da carteira, taxas, seguros e garantias, etc;
  • resumo das receitas e da inadimplência.

Tudo isso apresentado em uma dashboard com interface intuitiva e um sistema de busca inteligente por palavras-chave. Isto facilita o trabalho de encontrar dados sobre cobranças, contratos, contas a pagar e a receber, além de contratos com pendências.

Como você pôde conferir, a gestão de contratos na imobiliária compreende um conjunto de responsabilidades que, se gerenciadas da maneira errada, podem gerar impactos negativos para a empresa. Por isso, é fundamental contar com o auxílio de um software eficiente e ágil para otimizar os processos pertinentes aos contratos de locação e venda de imóveis.

Agora que você já sabe como um bom software de gestão pode padronizar os contratos de sua imobiliária, não deixe de conferir um pouco mais sobre o inGaia Locação e como ele auxilia no aumento da produtividade e na redução da inadimplência.

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