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Software de gestão imobiliária: a chave para a vantagem competitiva

Administrar uma imobiliária não é uma tarefa simples. É preciso organizar a carteira de imóveis, ter ferramentas de gestão financeira, cuidar das questões tributárias e liderar a equipe, entre tantas outras responsabilidades. Tudo isso sem que o atendimento aos clientes seja deixado de lado. Nesse sentido, um software de gestão imobiliária faz toda a diferença!

Esse tipo de sistema oferece recursos capazes de otimizar diversos aspectos inerentes aos processos da empresa. Afinal, tecnologias de automação têm ganhado cada vez mais espaço no mundo corporativo, pelo fato de gerarem vantagens competitivas.

Portanto, neste conteúdo, mostraremos por que um software de gestão imobiliária é uma das chaves para o sucesso do seu negócio. Você verá, também, os benefícios que ele proporciona e as suas principais funcionalidades. Acompanhe a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!

Por que as imobiliárias devem contar com um software de gestão?

Primeiramente, é preciso destacar o fato de que uma imobiliária é o tipo de empresa que lida com um grande volume de informações todos os dias. Por isso, um dos motivos mais importantes para implementar um software de gestão imobiliária é o gerenciamento de dados.

Contar com esse tipo de ferramenta é sinônimo de automação da gestão. Além disso, gera a possibilidade de poder acessar as informações a qualquer hora e lugar, por meio de computadores e dispositivos móveis — uma vantagem valiosa durante as negociações.

Assim, o software melhora a gestão da carteira de clientes, pois apresenta dados sobre seus comportamentos e como eles estão se saindo em relação ao fechamento de negócios. Sem mencionar a gestão dos proprietários de imóveis, que recebem um feedback adequado e um follow-up.

A finalidade é administrar as informações que circulam na imobiliária de maneira inteligente. Sem o auxílio de um software, muitas tarefas se tornam ainda mais complicadas, como o acompanhamento dos clientes. É importante conhecer seu nível de satisfação, se estão sendo bem atendidos ou não, se o investimento está compensando, entre outras questões.

A seguir mostraremos alguns dos principais motivos pelos quais sua empresa deve contar com um software de gestão imobiliária. Veja!

Desempenha um CRM funcional

CRM é a abreviação do termo Customer Relationship Management — em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente. A partir dessa tradução, é fácil inferir que o conceito faz referência à adoção de tecnologias, métodos e estratégias para gerenciar o relacionamento entre clientes e empresas. Dessa forma, o contato com os consumidores é automatizado.

Você provavelmente está se perguntando: qual é a ligação entre o CRM e um software de gestão imobiliária? Pois bem, o fato é que esse tipo de solução tecnológica permite que os cadastros de clientes sejam mantidos de forma mais acessível. Além disso, estabelece canais de atendimento funcionais.

A ferramenta também oferece agilidade no suporte e muito mais eficiência na resolução de problemas e dúvidas dos consumidores. As possibilidades de não apenas alavancar os lucros, mas também aumentar a satisfação dos clientes, são potencializadas ao máximo.

De fato, a relação com o consumidor, seja ele um proprietário de imóvel, seja ele um cliente em busca de uma oportunidade de investimento, é um fator essencial para qualquer tipo de negócio. No contexto do setor imobiliário, então, essa constatação consegue ser ainda mais relevante.

Afinal, o fato de o mercado de corretagem de imóveis ser altamente acirrado e trabalhar com bens de alto valor está diretamente ligado ao sucesso no relacionamento com cada comprador. É exatamente aí que o software de gestão imobiliária se torna indispensável.

Organiza a rotina de trabalho

O mercado imobiliário é composto por uma vasta gama de elementos essenciais e todos exigem uma administração responsável. Alguns deles são:

  • compradores e vendedores em potencial;
  • definição de horários de visita;
  • mapeamento de rotas diárias;
  • planejamento de processos de negociação.

Sendo assim, é necessário que esses aspectos sejam bem organizados para que ocorram com fluidez e, de preferência, sem imprevistos. A implementação de um sistema de gestão imobiliária permite que todas as tarefas operacionais sejam interligadas em um único ambiente. Dessa forma, a rotina fica melhor definida e, as prioridades da equipe, mais alinhadas.

Vale mencionar, ainda, que o software permite a definição de processos inerentes à gestão de trabalho, como: qual corretor atenderá determinado cliente? Em que horário a visita será mais produtiva? Quais são os imóveis mais adequados a cada perfil? Esse é o tipo de ajuda que nenhum gestor de imobiliária sensato dispensaria, concorda?

Oferece propostas certeiras

Como foi mencionado no início deste texto, a concorrência no mundo corporativo é cada vez mais acirrada, principalmente no setor imobiliário. Isso porque esse é um dos ramos mais afetados por fatores políticos e socioeconômicos.

Por isso, na maioria dos casos, há a necessidade de contatar cada potencial cliente com rapidez, agilidade e sem burocracia. Assim, é apresentado o imóvel mais adequado às suas necessidades. Certamente, a eficiência nessa etapa de uma transação pode ser determinante para o sucesso do negócio.

Dado o contexto, o sistema de gestão para imobiliárias tem um papel de grande valia, já que permite a manutenção de um cadastro detalhado de imóveis e clientes. Ele realiza o cruzamento de dados e a conferência das oportunidades disponíveis na carteira que mais se alinham ao perfil de cada comprador.

Além do mais, softwares como o inGaia Imob, contam com recursos de integração aos portais de imóveis e sites de maior credibilidade do mercado, o que otimiza ainda mais as buscas. Falaremos mais sobre isso adiante neste post.

Controla todas as informações pertinentes aos processos operacionais

Outro motivo importante para considerar o uso de um software de gestão imobiliária é o total controle das informações relacionadas aos processos cotidianos do negócio, como:

  • registros sobre corretores;
  • dados de compradores;
  • agendamentos de visitas;
  • gestão de contratos de compra e venda;
  • controle de aluguéis;
  • informações da carteira de imóveis e clientes.

Além dos demais dados de uma gestão imobiliária, que podem ser acessados com um clique. É necessário destacar, também, que soluções tecnológicas como esse tipo de sistema oferecem análises completas, incluindo estatísticas a respeito das rotinas de venda.

Isso é muito útil para que as variações de valores sejam checadas, além de servirem como indicadores de performance dos corretores (por análise de métricas), entre tantas outras informações para uma gestão eficiente.

Comunica-se em tempo real

Você já parou para pensar nas possibilidades que um sistema que integra seu site às maiores plataformas de imóveis oferece? Acompanhar de perto o andamento de cada processo é apenas uma das principais finalidades e benefícios para o seu negócio.

Outras vantagens são os dados sobre visitas, vendas e novos cadastros de clientes e imóveis, que podem ser atualizados e acompanhados em tempo real. Dessa forma, há um maior controle por parte dos gestores da imobiliária, além, é claro, das ferramentas mais eficientes para melhorar o trabalho da equipe.

Na era da informação digitalizada, saber administrar e organizar todas as informações disponíveis é uma necessidade de qualquer empresa. Se você quer garantir uma posição competitiva, precisa mantê-las sempre acessíveis e atualizadas.

Devido ao fato de que uma imobiliária gera um grande volume de informações, a melhor maneira de extrair dados relevantes para as tomadas de decisão é integrá-las em um único ambiente, concorda? Isso é possível por meio de um avançado e funcional software de gestão de imóveis!

Quais as principais funcionalidades de um software para uma imobiliária?

Ao implementar um software para imobiliária, o caminho entre o cliente e o seu sonho de uma casa própria diminui, o que potencializa as chances de concretização da compra. Veja, abaixo, as principais funcionalidades que esse tipo de ferramenta tem!

Integração automática com portais imobiliários

Como já mencionado, os portais imobiliários são recursos importantes tanto para a divulgação de imóveis quanto para a realização de buscas durante uma negociação. Um bom software de gestão, como o inGaia Imob, oferece esse tipo de solução.

Após o corretor realizar o cadastramento de um determinado imóvel no sistema, é possível enviá-lo diretamente aos maiores portais de anúncios do país e selecionar quais serão contemplados. Isso torna o trabalho da equipe de vendas muito mais rápido e prático.

O ganho de tempo também é considerável. O sistema evita que os corretores tenham que cadastrar o mesmo imóvel manualmente em cada portal. Os mesmos dados são disparados automaticamente para diferentes plataformas! Além disso, a ferramenta também possibilita a integração com portais locais e sistemas menores — basta utilizar um arquivo XML compatível.

Gestão de relacionamento com o cliente

Não adianta prospectar clientes e não saber como gerenciá-los de forma adequada, não é verdade? No entanto, essa ainda é uma realidade de muitas imobiliárias que sofrem com o atendimento em duplicidade, com clientes que não recebem um follow-up ou com a falta de atenção.

Sem dúvida, isso acaba afastando oportunidades de fechamento de negócios e, por consequência, a imagem da imobiliária diante do mercado sai prejudicada. O inGaia Imob, em contrapartida, permite que a empresa tenha mais controle na gestão de seus relacionamentos com os consumidores.

Por meio do sistema, é possível saber de onde o cliente veio, o que ele deseja e quais são as melhores oportunidades para ofertar com base naquilo que ele buscou. É como se o software trabalhasse com autonomia, apresentando os melhores imóveis para a equipe.

Já no caso dos donos de imóveis que pretendem vendê-los, pode-se obter informações a respeito da propriedade em questão. É possível saber, por exemplo, o período que ele está sem movimentação, além de apresentar feedbacks e relatórios precisos. É um verdadeiro facilitador, concorda?

Radar de parcerias

O software de gestão imobiliária da inGaia assume o papel de um marketplace. Nele, é possível se comunicar com outras imobiliárias e corretores, com o objetivo de firmar parcerias e estreitar relacionamentos comerciais. Na ferramenta, há um chat online em que diferentes imobiliárias e/ou profissionais autônomos se comunicam e compartilham informações publicadas.

Assim, são realizadas buscas automáticas por opções que estejam dentro do perfil do seu comprador. As parcerias que visam movimentar o estoque de imóveis e a carteira de clientes, portanto, surgem com mais facilidade. Pense nas possibilidades de negócios que isso ofereceria à sua empresa!

Automatização de e-mail marketing

Ainda no espectro do relacionamento com os clientes, outra vantagem é a automatização do envio de e-mails marketing. Esse é um dos recursos que o software de gestão imobiliária tem a oferecer e que torna a estratégia mais certeira.

A funcionalidade é fundamentada em informações que o consumidor realmente buscou ao procurar sua empresa. Por exemplo, se o cliente procurou por um apartamento em um bairro X, deverá receber e-mails a respeito de outros imóveis que se assemelhem a essa busca inicial, levando em conta localidade, faixa de preço e características estruturais.

Ou seja, a imobiliária consegue manter um relacionamento que não é superficial. Assim, deixa evidente para o cliente que levou em consideração as suas necessidades e o que ele realmente quer. O resultado é que o consumidor se sente valorizado.

Automação e feedback ao proprietário

Consiste em um recurso voltado para o follow-up das oportunidades. Em geral, a imobiliária é julgada pelo cliente proprietário com base em conceitos sobre a periodicidade de retorno. Se ele não souber o que está acontecendo com o imóvel que foi colocado para locação ou venda, acaba ficando insatisfeito com o serviço.

O recurso de automação de feedback muda por completo essa realidade, já que o sistema alimenta os dados pertinentes ao imóvel. Ele gera relatórios de visitas e de propostas, deixando claro o que os interessados acham das características do imóvel (localização, valor), quantas vezes ele foi acessado no site da imobiliária, entre outras informações.

Vale destacar, ainda, que essa função também ajuda a mensurar o trabalho da equipe de corretores e a sanar todas as dúvidas que o proprietário tem, pois as informações são baseadas em dados reais e atualizados.

Criação de site personalizado

Ter um site para a imobiliária já não é considerado mais um diferencial competitivo, mas sim um requisito para integrar o mercado moderno. Dada essa informação, um dos recursos importantes que o software inGaia Imob tem a oferecer é a liberdade para a imobiliária construir seu próprio site personalizado. Tudo sem grandes burocracias ou conhecimento técnico aprofundado.

A autonomia que o recurso dá para inserir e modificar as descrições dos imóveis quando bem entender, trocar imagens, vídeos é mais um aspecto facilitador. Desse modo, a imobiliária não depende de ninguém quando quiser realizar as ações que julgar necessárias. A ferramenta funciona como um CMS, que deixa o gerenciamento do site a critério da equipe.

Inteligência de mercado

Falando em facilitadores, uma função interessante do software é o banco de informações a respeito do mercado imobiliário. Assim, os corretores — e até mesmo os gestores — podem se manter por dentro do que está acontecendo no setor. Isso pode ser determinante durante uma negociação, pois os profissionais passam a contar com dados e estatísticas atualizadas para embasar seus argumentos de venda.

Ao apresentá-las aos investidores, mostram que a imobiliária tem conhecimento sobre o que acontece ao seu redor. Entre as informações às quais os corretores e gestores da imobiliária terão acesso estão o valor médio de anúncio, o preço por metro quadrado de acordo com cada região, as ofertas por bairro etc.

Certamente, é uma ótima alternativa para imobiliárias que têm clientes exigentes e que não fecham negócio sem antes conferir relatórios e dados precisos sobre o mercado. Esse é o caso de um grupo de investidores, por exemplo. Agora, você pode estar se questionando sobre como o inGaia Imob obtém tantas informações assim em tempo real, não é verdade?

Pois bem, os dados são construídos com base no banco de dados de mais de 6 mil imobiliárias que utilizam o sistema por todo o país — as informações são sinônimo de confiabilidade e de precisão.

Gerenciamento da equipe

O sucesso de uma imobiliária está diretamente relacionado à forma como ela administra o seu time de colaboradores, principalmente aqueles que são responsáveis pelas vendas.

Sabendo disso, o software de gestão imobiliária da inGaia tem uma função importante: ele permite que todo o trabalho que está sendo realizado pela equipe seja acompanhado. Por exemplo, é possível saber se os corretores estão conseguindo atender às demandas que a imobiliária tem recebido ou se estão ocorrendo atrasos.

Também existe a possibilidade de analisar de perto o desempenho no funil de vendas de cada corretor. Isso é consideravelmente útil para o gerenciamento dos pontos fortes e fracos de cada integrante do time de vendas, em específico, no que diz respeito à utilização da ferramenta.

Com o sistema, o gestor da imobiliária terá acesso ao número de propostas que cada corretor emitiu, a quantidade de negociações e a porcentagem de fechamentos que foram feitos com base nesses dados.

Ou seja, o software ajuda a mensurar o que está sendo realizado, não somente em termos de resultados, mas também de performance. Tudo isso pode ser visualizado de maneira transparente e intuitiva na tela inicial do sistema.

Segurança de dados

Já parou para pensar que todos os dados importantes e sigilosos sobre seus clientes, parceiros e colaboradores necessitam de muito cuidado? Pois bem, além de todos os recursos que citamos até aqui, um software de gestão imobiliária robusto também proporciona alto nível de segurança às informações da empresa.

Diferentemente de como são armazenadas em um computador sujeito a falhas — como é o caso da vulnerabilidade de planilhas do Excel ou de programas instalados —, o sistema lança as informações e os arquivos em um banco de dados na nuvem. Além disso, utiliza criptografia avançada para protegê-los.

Isso significa que, mesmo com toda a mobilidade que a ferramenta oferece — já que permite o acesso por meio de dispositivos móveis —, sua equipe sabe que não corre risco de que os dados sejam compartilhados sem a devida autorização dos gestores. Tampouco estão sujeitos a se perder por conta de falhas ou extravios.

Por que é importante ter um sistema de gestão de contratos de locação e financeiro?

Além de melhorar a administração das finanças da imobiliária, o inGaia Locação complementa a gestão da empresa, pois oferece recursos úteis para o controle de contratos de aluguel e a realização de vistorias online. Entre as funcionalidades que contribuem para a produtividade do seu negócio, estão:

  • modelos personalizados de contratos — preenchidos automaticamente pelo sistema;
  • alertas automáticos de reajustes, com notificações sobre vencimentos que se aproximam;
  • área do cliente com boletos atualizados em tempo real e extrato para proprietários;
  • tela de métricas com as principais informações da imobiliária — como evolução da carteira, taxas, garantias e seguros, melhores clientes, além de um resumo das receitas e dos níveis de inadimplência.

Como você pôde conferir neste material, à medida que a tecnologia avança e a competitividade aumenta nos diversos segmentos do mercado, a necessidade de informatizar os processos da empresa se torna mais evidente.

No ramo de corretagem de imóveis, contar com um software para otimizar tarefas é a melhor estratégia para manter a sua empresa atualizada. Isso garante a satisfação dos clientes, ajuda a alinhar as prioridades entre a equipe e proporciona os melhores resultados.

Entre as inúmeras vantagens que esse tipo de ferramenta oferece, estão os recursos de gestão e a possibilidade de ter informações valiosas na palma da mão. Essas e outras funcionalidades contribuem para o desempenho e indicam que o inGaia Imob é o melhor software de gestão imobiliária que o mercado proporciona.

Quer otimizar os processos e impulsionar os resultados do seu negócio? Então, entre em contato conosco para saber mais sobre nosso sistema!

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